Jak usprawnić komunikację z klientem?

Komunikacja międzyludzka jest bardzo ważna. Jest jeszcze ważniejsza, gdy chcesz dobrze porozumieć się ze swoim klientem. Zobacz, jak usprawnić porozumiewanie się z drugą osobą w pracy. 

Empatia i szczerość od początku współpracy

Praca z klientem nie jest prostym zadaniem. W odnalezieniu się w gąszczu informacji i relacji pomoże ci bycie autentyczność. Osiągniesz to, gdy będziesz po prostu sobą. Wiarygodność jest kluczowa, szczególnie w relacjach z drugim człowiekiem. W relacji biznesowej musisz postawić się w sytuacji klienta — wykazać się empatią, wyczuć jego potrzeby, a przede wszystkim go słuchać. Już na starcie dzięki szczerości wzbudzisz jego zaufanie. Jeśli jakieś zadanie wykracza poza twoje kompetencje — poleć kogoś innego. Ponadto zawsze informuj klienta, gdy nie dasz rady wyrobić się z jakąś czynnością.  

Pierwszy kontakt z klientem — rozmowa wideo

Pierwszym kontaktem z klientem powinna być wideo rozmowa, ponieważ dzięki niej wiele z niego wyczytasz. Wyczujesz swojego klienta, gdy będziesz pilnie obserwować jego mową ciała. Takie spotkanie pomoże w stworzeniu bardziej otwartej relacji. Wideorozmowa pomoże w określeniu potrzeb klienta. Ułatwi to ton głosu, mimika twarzy oraz widoczne gesty. Nie zapomnij jednak, aby takiej rozmowie towarzyszyło odpowiednie zaplecze techniczne:

• cisza przestrzeń do rozmowy;
• słuchawki;
• dobre źródło internetu; 
• naładowany laptop;
• naładowany telefon.

Zagwarantuje ci to komfortową rozmowę oraz stuprocentowe skupienie na kliencie. 

Zasady kontaktu z klientem

Zasady kontaktu i współpracy są nieodzownym elementem sprawnej komunikacji. Gdy kontaktujesz się z klientem po raz pierwszy, powinieneś: 

• określić terminy komunikacji na przykład od poniedziałku do piątku;
• ustalić zakres godzin kontaktu na przykład 9-18;
• przekazać komplet dokumentów.

Te wskazówki zwiększą szansę, że twoja rozmowa z klientem przebiegnie bezproblemowo. Ponadto zaoszczędzicie swój czas, a niechciane szumy komunikacyjne zostaną wyeliminowane. 

Kanały i narzędzia do kontaktu

Warto również określić jakimi kanałami oraz narzędziami będziesz posługiwać się w czasie współpracy z klientem. Do dyspozycji masz na przykład:

• rozmowę telefoniczną lub SMS — tutaj komfort zapewni ci easycall, który oferuje szereg usług telekomunikacyjnych; 
• e-mail;
• wideokonferencje na przykład Zoom, Skype; 
• komunikatory jak Messenger; 
• narzędzia do zarządzania projektami na przykład Trello.

Warto już na samym początku ustalić jakie kanały będziesz używać w danych obszarach działalności. Zobaczysz, że komunikacja od razu stanie się bardziej przejrzysta.

Fot.: David Hahn/unsplash.com